Prawo zamówień publicznych – kluczowe informacje i zmiany w 2025 roku

Prawo zamówień publicznych reguluje wydatkowanie środków publicznych i określa zasady, na jakich zamawiający publiczni mogą kupować dostawy, usługi oraz roboty budowlane. W praktyce oznacza to, że postępowania o udzielenie zamówienia muszą być prowadzone zgodnie z ustawą, w sposób przejrzysty, konkurencyjny i proporcjonalny.

Podstawowym aktem prawnym jest ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, która weszła w życie 1 stycznia 2021 r. i zastąpiła ustawę z 2004 r. Nowe przepisy wprowadzające ustawę uporządkowały system zamówień, a sama ustawa była następnie nowelizowana, w tym w ramach zmiany ustawy i zmianie niektórych ustaw. Zamówienia publiczne w Polsce regulują także dyrektywy Unii Europejskiej.

Podstawy prawa zamówień publicznych – co warto wiedzieć na początku?

Przez zamówienie publiczne należy rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą. Jej przedmiotem może być świadczenie usług, dostawa produktów albo wykonanie robót budowlanych. W przypadku robót budowlanych chodzi m.in. o realizację obiektu budowlanego, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną.

Przepisy Pzp stosuje się do zamówień powyżej 130 000 zł. Od 1 stycznia 2026 r. próg wzrośnie do 170 000 zł, co oznacza, że część mniejszych zakupów nie będzie objęta pełnym reżimem ustawy. Nadal jednak zamawiający powinni działać racjonalnie, efektywnie i zgodnie z zasadą legalizmu, która wymaga przestrzegania przepisów ustawy w całym procesie.

Ustawa reguluje zamówienia klasyczne, zamówienia sektorowe oraz zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Przez zamówienia klasyczne należy rozumieć zamówienia udzielane przede wszystkim przez zamawiających publicznych. Zamówienia sektorowe dotyczą określonych sektorów gospodarki, takich jak transport, energetyka, gospodarka wodna czy usługi pocztowe. Z kolei zamówienia w dziedzinach obronności obejmują m.in. dostawy sprzętu wojskowego, dostawy newralgicznego sprzętu oraz wyposażenie specjalnie zaprojektowane do celów bezpieczeństwa.

Zamówienia publiczne w praktyce – najważniejsze zasady i procedury

Proces zamówień publicznych przebiega w kilku etapach. Obejmuje przygotowanie postępowania, wybór wykonawcy oraz realizację umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zamawiający najpierw określa potrzeby, szacuje wartość zamówienia i przygotowuje dokumenty zamówienia. Kluczowe znaczenie ma opis przedmiotu zamówienia, który powinien być jasny, kompletny i przygotowany w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji.

W dokumentacji pojawia się m.in.:

• specyfikacja warunków zamówienia,
• opis warunków udziału,
• kryteria oceny ofert,
• projektowane postanowienia umowy,
• informacje o przedmiotowych środkach dowodowych.

Zamawiający musi również zadbać o prawidłowe opisania warunków zamówienia i ustalenie warunków dotyczących zamówień tak, aby nie faworyzować konkretnego wykonawcy.

Postępowania prowadzi się co do zasady przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej należy rozumieć narzędzia umożliwiające przesyłanie ofert, wniosków, dokumentów i oświadczeń na odległość. Takie rozwiązania zwiększają przejrzystość oraz ułatwiają dostęp do rynku wykonawcom.

Do najważniejszych trybów należą przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, dialog konkurencyjny i negocjacje. W niektórych procedurach możliwe jest złożenie ofert wstępnych, prowadzenie rozmów w celu wynegocjowania postanowień umowy albo ograniczenie liczby wykonawców zapraszanych do kolejnego etapu.

Ustawa Prawo zamówień publicznych – obowiązki zamawiających i wykonawców

Zamawiający publiczni muszą stosować przepisy ustawy Pzp, jeżeli zamówienie przekracza ustawowy próg i podmiot jest zobowiązany do stosowania PZP. Dotyczy to przede wszystkim jednostek sektora finansów publicznych, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych podmiotów finansowanych ze środków publicznych.

Zamawiający musi zapewnić uczciwą konkurencję i równe traktowanie wykonawców. Zasada przejrzystości wymaga jawności w procesie wyboru wykonawców, a zasada równego traktowania zabrania dyskryminacji. Zamówienia publiczne muszą być proporcjonalne, a zamawiający dokumentuje przebieg postępowania w protokole, który potwierdza przebieg postępowania.

Po stronie wykonawcy ważne jest wykazanie spełniania warunków udziału, brak podstaw wykluczenia oraz złożenie oferty zgodnej z dokumentami zamówienia. Wykonawca może ubiegać się o całość zamówienia albo o wykonanie części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuścił taką możliwość. Ostatecznie procedura prowadzi do wyboru najkorzystniejszej oferty i zawarcia umowy z wybranym wykonawcą.

Umowy koncesji a prawo zamówień publicznych – czym się różnią?

Umowie koncesji najbliżej do zamówienia publicznego, ale nie jest to ten sam model współpracy. W klasycznym zamówieniu zamawiający płaci wykonawcy za dostawy, usługi lub roboty budowlane. W koncesji wynagrodzeniem może być prawo do eksploatacji obiektu albo usługi, często wraz z przejęciem istotnego ryzyka ekonomicznego przez koncesjonariusza.

Koncesja może dotyczyć np. infrastruktury, parkingów, obiektów sportowych, usług komunalnych albo publicznego transportu zbiorowego. Dlatego przed wyborem modelu zamawiający powinien ocenić, czy właściwe będzie udzielenie zamówienia publicznego, czy zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi.

Zamawiający publiczni – kto podlega przepisom PZP?

Zamawiający publiczni to m.in.:

• organy administracji,
• jednostki samorządu terytorialnego,
• uczelnie publiczne,
• szpitale,
• instytucje kultury,
• inne jednostki sektora finansów publicznych.

Przepisy mogą obejmować także podmioty mające osobowość prawną albo jednostki bez osobowości prawnej, jeżeli spełniają warunki określone w ustawie.

Zamawiający sektorowi wykonują działalność w określonych sektorach gospodarki, natomiast zamawiający subsydiowani są finansowani w ponad 50% ze środków publicznych. W praktyce status zamawiającego decyduje o tym, czy konieczne jest stosowanie przepisów PZP i prowadzenie procedury w sprawie udzielania zamówień.

Zmiany w prawie zamówień publicznych w 2025 roku – najważniejsze nowości i podsumowanie

W 2025 roku istotne były zmiany dotyczące wykonawców z państw trzecich, analizy potrzeb i wymagań oraz progu stosowania ustawy. Przepisy stosuje się do zamówień powyżej 130 000 zł, ale od 1 stycznia 2026 r. próg zamówień publicznych wzrośnie do 170 000 zł.

Zmiany mają znaczenie zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców. Zamawiający zyskają większą elastyczność przy mniejszych zakupach, ale nadal nie mogą sztucznie dzielić zamówień w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. Wykonawcy powinni natomiast śledzić dokumenty zamówienia, kryteria oceny ofert oraz informacje o warunkach udziału.

Prawo zamówień publicznych pozostaje jednym z kluczowych narzędzi kontroli wydatkowania środków publicznych. Szacuje się, że zamówienia publiczne w Polsce obejmują setki miliardów złotych rocznie, dlatego prawidłowe przygotowanie postępowania, opis przedmiotu zamówienia i wybór wykonawcy mają ogromne znaczenie dla rynku, administracji i przedsiębiorców.